الرسوم الدراسية، على السجل نفسه الذي يضم كل شيء آخر

تُحدَّد رسوم التقييم والتسجيل لكل مستوى تعليمي، وعند الفوترة لمتقدم تعرض شاشة "إنشاء عملية دفع" كل رسم منها بمفتاح خاص به. ويُقفَل الرسم الموجود على فاتورة غير مدفوعة مع ذكر تلك الفاتورة، فلا تصدر فاتورة الرسم نفسه مرتين. وعند تسجيل المتقدم تنتقل فواتيره ومدفوعاته إلى سجل الطالب الجديد.

تُعرَّف الرسوم الدراسية لكل مستوى تعليمي، ثم تُقسَّم إلى أقساط باستخدام قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لها تواريخ استحقاق خاصة بها. ويمكن إصدار فواتير مستوى تعليمي كامل في عملية واحدة بدلاً من طالب تلو الآخر.

تُنشَر الرحلات والنوادي وغيرها من الأصناف المدفوعة لمستويات تعليمية محددة بسعة محددة وموعد نهائي وسعر لكل طالب. ويطلب أولياء الأمور لطفل واحد أو أكثر، ويصدر عن كل طلب فاتورة خاصة به تحجز المقعد حتى اكتمال الدفع.

يتوفر النقد والتحويل البنكي وماكينة الدفع إلى جانب الدفع بالبطاقة والمحفظة عبر الإنترنت من خلال Kashier أو Amazon Payment Services. ويدفع أولياء الأمور من تطبيق الهاتف أو البوابة، ولكل بوابة رسوم معاملات خاصة بها، ثابتة ونسبية.

يُرسَل تذكير قبل استحقاق الفاتورة، يتبعه إشعار تأخير أول وثانٍ وأخير عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية والرسائل داخل التطبيق. ويمكن تعليق الحسابات تلقائياً بمجرد تجاوز تأخر الفاتورة الحد الذي تحدده، ويُرفع عنها التعليق فور سداد الرصيد.

تُسجَّل كل دفعة مقابل الفاتورة التي تسددها، بما في ذلك الدفعات الجزئية ورسوم المعاملات. وتتابع عناصر لوحة المعلومات اتجاه الإيرادات وأعمار الفواتير واستخدام طرق الدفع وتوزيع المدفوع وغير المدفوع والمتأخر.

يقسم تقرير أعمار الذمم المدينة كل رصيد مستحق إلى لم تستحق بعد و1-30 و31-60 و61-90 وأكثر من 90 يوما، ويعرض ملخص التحصيل إجمالي الفواتير والمحصل والمتبقي لكل مستوى تعليمي مع نسبة التحصيل. فيرى المالك الوضع المالي دون جداول بيانات.

يعرض تقرير توقعات التدفق النقدي ما زال مستحقا حسب الشهر الذي يحل فيه، موزعا على البنود، مع الإجماليات المستحقة خلال 30 و60 و90 يوما القادمة. فتخطط الإدارة المالية لإنفاقها على أساس مبالغ مجدولة الوصول فعلا.

يعرض كشف حساب الأسرة رصيدا موحدا لكل أسرة يشمل جميع أبنائها المسجلين، مع أقدم تاريخ استحقاق. فيجيب المكتب ولي أمر لديه أبناء في قسمين مختلفين من سطر واحد.

يعرض تقرير طلاب بدون فواتير الطلاب المسجلين الذين لم تصدر لهم فاتورة لبند معين في هذا العام الدراسي، مع المبلغ المتوقع. فتكتشف فاتورة الرسوم الدراسية أو الحافلة المنسية قبل أن يمضي الفصل الدراسي.

يبين تقرير المستردات والإلغاءات من ألغى كل فاتورة أو استردها ومتى ولماذا، ويوضح تقرير فعالية التذكيرات ما سدد من المبالغ المطالب بها عند كل مرحلة تذكير، ويعرض تقرير المعرضون للإيقاف الحسابات التي توشك المهمة الليلية على إيقافها.

يعرض كل برنامج في المتجر نسبة المشاركة حسب المستوى التعليمي وقائمة غير المسجلين بالأطفال المؤهلين الذين لم يطلبوه، مع تمييز الطلبات المنتهية. ويسجل الموظفون الأطفال الذين يحددونهم، ويراسلون كل ولي أمر مرة واحدة، ويطبعون كشف الطلبات المدفوعة.

لا يصل إلى الأسرة إشعار بالدفعة التي يسجلها الموظفون يدوياً إلا بعد مهلة قصيرة تحددها في إعدادات الفواتير، وتعرض الفاتورة موعد إبلاغ الأسرة. فإذا أبطلت دفعة أُدخلت خطأً قبل ذلك الموعد، فلن تعلم بها الأسرة أبداً. أما المدفوعات الإلكترونية فيُعلَن عنها فوراً.

لا تُحذف الدفعة المُبطلة أبداً. ففي صفحة "المعاملات" تبويب "المُبطلة" يبيّن من سجّل كل دفعة أو استرداد ومن أبطله ومتى ولماذا، ويمكن استعادة دفعة أُبطلت خطأً من فاتورتها ما دامت الفاتورة مستحقة لها. ويُبلَّغ المخوّلون بإبطال أي دفعة بكل إبطال واستعادة، أما غيرهم فلا يبطلون إلا ما أدخلوه بأنفسهم في اليوم نفسه، وضمن حد تضعه المدرسة.

يعيد تبويب "إضافة استرداد" المال إلى الأسرة بأي طريقة دفع، بتاريخ ومرجع وسبب إلزامي، مقابل البند الذي يخصه. واسترداد كل ما دُفع يجعل حالة الفاتورة "مستردة". ويظهر كل استرداد في صفحة "المعاملات" وفي تقرير "المستردات والإلغاءات"، وحيث تكون الإيصالات الإلكترونية لمصلحة الضرائب المصرية مفعّلة، يُقدَّم إيصال مرتجع بمبلغه.