من طلب الالتحاق إلى طالب مسجّل

يتقدم أولياء الأمور من الهاتف أو الجهاز اللوحي أو الحاسوب المحمول عبر نموذج من أربع خطوات يشمل الطالب وأولياء الأمور والبيانات الطبية ومراجعة نهائية. لا حاجة إلى حساب، ولا حاجة إلى طباعة أي شيء.

حدد كل حقل في نموذج التقديم: ما الذي يظهر، وما هو إلزامي، وما يجب أن يكون فريداً، وما عرضه في النموذج. وضع كل حقل تضيفه تحت الطالب أو ولي الأمر أو الوصي أو الطوارئ أو البيانات الطبية أو أخرى.

يمر كل متقدم بمراحل تقديم الطلب والتقييم والمقابلة ودفع الرسوم، فلا يحتاج أحد إلى السؤال عن المرحلة التي وصلت إليها الأسرة. ويمكن منع كل مجموعة مستخدمين من المراحل التي لا ينبغي لها تغييرها.

انشر مواعيد التقييم بسعة محددة لكل موعد، ودع المتقدمين يختارون وقتاً أثناء التقديم. تختفي المواعيد المكتملة من تلقاء نفسها، ويظل بإمكان الموظفين تحديد موعد يدوياً عندما تحتاج أسرة إلى ذلك.

حدد رسوم التقديم لكل مستوى تعليمي وحصّلها إلكترونياً عند إرسال الأسرة للطلب، أو اسمح للأسر بالإرسال أولاً والدفع من صفحة المتابعة، فيصل الطلب إلى قائمة المتقدمين بعد الدفع. وتُلغى الطلبات غير المدفوعة بعد المدة التي تحددها، فتبقى القائمة التي تعمل عليها واقعية.

يحصل كل متقدم على رابط خاص يعرض حالته والمسار الزمني والمواعيد المحددة والمستندات المرفوعة. وتسدد الأسر الفواتير المستحقة من الصفحة نفسها بدلاً من الاتصال بمكتب القبول.

عرّف حالات المتقدمين الخاصة بك بألوانها، وغيّرها جماعياً على مستوى دفعة كاملة. وترتب القائمة المتقدمين الجدد في الأعلى حتى لا يمر أي طلب دون ملاحظة.

يسجّل SCL الحملة والموقع المُحيل اللذين قادا كل أسرة إلى نموذجك. وبذلك يمكن أخيراً تقييم الإنفاق التسويقي مقابل الطلبات المستلمة فعلياً بدلاً من التخمين.

ترفع الأسر المستندات الداعمة مع الطلب، ويضيف الموظفون المزيد إلى السجل لاحقاً. وينتقل كل ما أرسلته الأسرة مع الطالب تلقائياً بمجرد تسجيله.

حوّل المتقدم المقبول إلى سجل الطالب المسجّل بنقرة واحدة. ينشئ SCL حساب ولي الأمر ورمز الأسرة، وينقل جهات الاتصال والبيانات الطبية، وينسخ المستندات، وينقل أي فواتير قائمة.

يصدر بريد القبول بهوية مرسِل خاصة به، منفصلة عن بقية المدرسة. وتغطي قوالب جاهزة استلام الطلب وحجز موعد التقييم والقرارات والتسجيل، وكل قالب منها قابل للتعديل.

اطّلع على أعداد المتقدمين حسب المستوى التعليمي ومرحلة القبول، وابنِ قائمة المتقدمين الخاصة بك من أي حقل في النموذج. رتّبها وصفّها وصدّرها إلى Excel أو CSV أو PDF.

تظهر الأسر التي أرسلت طلبها ولم تدفع بعد في قائمة غير المدفوعة والملغاة، مع الوقت المتبقي قبل أن يلغي SCL كل طلب. وينسخ فريق القبول رابط الدفع الخاص بالأسرة لإرساله إليها، أو ينقل المتقدم إلى قائمة المتقدمين دون الرسوم.

من لوحة إدارة الجدول الزمني يحدد الموظفون مواعيد التقييم والمقابلة والدفع لكل متقدم، مع عدد المقاعد المتاحة في كل جلسة مفتوحة. وعند حفظ موعد قادم يصل إلى الأسرة إشعار به، فلا حاجة إلى اتصال هاتفي لتأكيده.

ترسل صفحة إرسال إلى القبول بريدا إلكترونيا أو رسالة نصية إلى أسر المتقدمين حسب الحالة ومرحلة القبول والمستوى التعليمي والعام الدراسي، فورا أو في موعد مجدول. ويعرض عداد مباشر عدد المستلمين وينبه إلى الأسر التي لا تصلها القناة المختارة.

تدخل الأسر التي لديها ابن في المدرسة رمز ولي الأمر في نموذج التقديم، ويستطيع الموظفون تصفية المتقدمين حسب الإخوة. وعند التسجيل يصدر رمز الطالب الجديد تحت رمز الأسرة الحالي، فينضم الطفل إلى حساب ولي الأمر الذي تستخدمه الأسرة بالفعل.

تغلق حالة القبول النموذج للمدرسة كلها وتعرض صفحة تكتبها المدرسة بنفسها، أو يمكن إيقاف استقبال الطلبات في مستويات تعليمية بعينها مع بقائها ظاهرة على أنها لا تقبل حاليا. وهكذا يغلق المستوى المكتمل دون إيقاف النموذج كله.

باستخدام العرض المشروط لا يظهر السؤال إلا عندما تستدعيه إجابة سابقة أو المستوى التعليمي أو القسم، ولا يكون مطلوبا إلا وهو ظاهر. فتملأ الأسر نموذجا أقصر، وتحصل المدرسة على كل التفاصيل التي تحتاجها.

يطبع كل طلب على ترويسة المدرسة، مع خانة للصورة وجدول للإخوة وقائمة بالمستندات وإقرار وأسطر للتوقيع يمكن إظهار كل منها أو إخفاؤه. وتتوفر نسخة فارغة من النموذج للأسر التي تتقدم بالطلب حضوريا.

يضيف الموظفون وسوما إلى المتقدمين ويكتبون ملاحظات خاصة لا تراها الأسر، ويمكن تصفية قائمة المتقدمين حسب الوسم. وتنتقل الملاحظات مع الطفل إلى سجل الطالب عند التسجيل، فلا يضيع ما عرفه فريق القبول.

تكتب المدرسة في إعدادات القبول ما ينبغي للأسر قراءته قبل الإرسال، مثل المستندات المطلوب إحضارها وطريقة الدفع وما يحدث بعد ذلك. ويظهر ذلك في بطاقة "قبل الإرسال" في الخطوة الأخيرة من النموذج، ويمكن أن يُطلب من الأسر وضع علامة تؤكد أنها قرأته.