من اختيارات الطلاب إلى فصول العام المقبل

تحمل كل مجموعة مقررات معلمها ومادتها الدراسية وصفها وفصلها وحصصها الأسبوعية وسعتها من المقاعد، وتُصنَّف Regular أو Honour أو AP. ينشئ المنسقون هنا ما يُطرح من مقررات في العام المقبل دون المساس بالفصول القائمة اليوم.

السلسلة مجموعة من مجموعات المقررات يختار الطلاب من بينها، ولها حدّ أدنى وحدّ أقصى خاصان بها لعدد المواد الدراسية، وخيار لجعلها إلزامية. يرسم المنسقون شكل الاختيار الصحيح مسبقاً بدل تصحيحه لاحقاً.

لكل صف سياسته الخاصة: الحد الأدنى والحد الأقصى للحصص الأسبوعية التي يجوز للطالب أخذها، وعدد المواد الأساسية المطلوبة، والحد الأقصى لمقررات AP. تضع القيادة الأكاديمية العبء مرة واحدة، ويُقاس عليه كل طلب.

تكتب المدارس ملاحظاتها الخاصة باختيار المواد، وعلى الطالب قراءتها وقبولها قبل أن تُفتح شاشة الاختيار. فلا يختار أحد مقرراً دون أن يرى أولاً القواعد التي تتوقع المدرسة منه اتباعها.

يعمل اختيار المواد والإضافة والحذف بمفتاحين منفصلين، فتُفتح الجولة حين تكون المدرسة جاهزة وتُغلق في موعدها، وتبقى مجموعات المقررات وسلاسلها كما هي أثناء الإغلاق. فيضبط المنسقون توقيت كل جولة دون إعادة بناء أي شيء.

عند رفض اختيار ما، تصل رسالة نصية إلى الطالب وإلى جهات اتصال أسرته، ويمكن إرسال كل طلب إضافة وحذف معتمد بالبريد الإلكتروني إلى عنوان واحد، مثل عنوان مسؤول شؤون التسجيل. فلا يبقى أحد في انتظار قرار لم يعلم به.

تدخل مجموعات المقررات في ملف التصدير إلى aSc TimeTables قبل دمجها، فتُجدول المقررات الاختيارية للعام المقبل مسبقاً، وتنتقل الحصص والقاعة التي يحددها aSc مع الدمج إلى مجموعات التدريس الفعلية. فيكون الجدول جاهزاً لدى معدّي الجداول مع افتتاح العام.

نزّل الطلاب المسجلين في أي مجموعة مقررات في ملف CSV بأكوادهم وصفوفهم وفصولهم. فيخطط المنسقون للشعب والمواد والقاعات من الأعداد الفعلية قبل بدء العام الجديد.

تصل الاختيارات المرسلة إلى قائمة مراجعة مرتَّبة بحيث تتصدرها الطلبات المعلّقة، ويعرض عدّاد في قائمة التنقل كم منها لا يزال في الانتظار. يعمل مسؤولو شؤون التسجيل على القائمة طالباً تلو الآخر، ويمكنهم طباعة أي اختيار أو تصدير القائمة.

يفتح المراجع اختيار الطالب، ويؤشّر على التأكيد، وينقر على اعتماد أو رفض؛ ويمكن سحب اعتماد اختيار وإعادته إلى حالة معلّق إذا تغير شيء. ويتلقى الطالب بريداً إلكترونياً عند وصول الاختيار، ورسالة نصية بمجرد البتّ فيه.

تتيح سلاسل الإضافة والحذف المنفصلة للطلاب طلب تغيير مقرر أثناء العام، مقابل الفصول القائمة فعلياً الآن. وينقل الطلب المعتمد الطالب بين المجموعات فوراً، ويُسجَّل على الربع الدراسي الذي حدث فيه.

بعد البتّ في كل اختيار وترحيل العام الدراسي، تحوّل عملية دمج واحدة الاختيارات المعتمدة إلى مجموعات المعلمين وقوائم طلاب الفصول وحصص الجدول الدراسي للعام المقبل. وهذه القوائم هي نفسها التي يفتحها المعلمون في سجل الدرجات، فلا يعيد أحد إدخال قائمة الفصل.